Als ondernemer kom je vroeg of laat voor de vraag te staan: regel ik mijn financiën via een administratiekantoor of schakel ik een accountant in? Het verschil administratiekantoor accountant is lang niet altijd duidelijk, terwijl de keuze wel degelijk invloed heeft op je kosten, je begeleiding en wat je terugkrijgt. In dit artikel leggen we het helder uit, zodat jij precies weet wat je nodig hebt.

Wat doet een administratiekantoor?

Een administratiekantoor houdt zich primair bezig met het bijhouden van de dagelijkse financiële administratie. Denk aan het verwerken van facturen, het bijhouden van de boekhouding, het opstellen van btw-aangiften en het verzorgen van de loonadministratie. Voor veel zzp’ers en mkb-ondernemers is dit precies wat nodig is om de cijfers netjes en up-to-date te houden.

Administratiekantoren werken praktisch en efficiënt. Ze zorgen ervoor dat jij voldoet aan de basisverplichtingen richting de Belastingdienst, zonder dat je zelf uren kwijt bent aan papierwerk. De kosten liggen over het algemeen lager dan bij een accountantskantoor, wat voor startende ondernemers of kleinere bedrijven een belangrijk voordeel is.

Typische taken van een administratiekantoor

• Verwerken van inkomende en uitgaande facturen
• Opstellen en indienen van btw-aangiften
• Loonadministratie en salarisstroken
• Jaarrekening opstellen (zonder wettelijke controle)
• Bijhouden van de debiteuren- en crediteurenadministratie

Wat doet een accountant?

Een accountant heeft een wettelijk erkende, beschermde titel en is ingeschreven bij een beroepsorganisatie zoals de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants). Naast de taken die een administratiekantoor uitvoert, heeft een accountant aanvullende bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Het grootste verschil zit in de mogelijkheid om een controleverklaring af te geven. Dit is een officieel document waarbij de accountant verklaart dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële situatie. Voor bepaalde rechtspersonen, zoals grotere bv’s of stichtingen die publieke middelen beheren, is zo’n verklaring wettelijk verplicht.

Typische taken van een accountant

• Alles wat een administratiekantoor doet
• Wettelijke controle van de jaarrekening (accountantscontrole)
• Afgeven van een controleverklaring
• Advies bij complexe fiscale vraagstukken
• Begeleiding bij fusies, overnames of herstructureringen

Het verschil administratiekantoor accountant op een rij

Het kernverschil is dus niet zozeer de kwaliteit van het dagelijkse werk, maar de wettelijke bevoegdheden en het niveau van certificering. Een administratiekantoor kan uitstekend werk leveren voor de reguliere boekhouding, maar mag geen officiële controleverklaring afgeven. Een accountant kan dat wel, maar vraagt daar ook een hogere prijs voor.

Bovendien richten accountants zich vaker op strategisch financieel advies: bedrijfswaardering, belastingplanning op de langere termijn of advies bij groei en financiering. Een administratiekantoor richt zich meer op de operationele kant van de financiële administratie.

Wanneer is een administratiekantoor voldoende?

Voor de meeste zzp’ers, eenmanszaken en kleine bv’s is een administratiekantoor meer dan voldoende. Zolang je niet wettelijk verplicht bent tot een accountantscontrole, kun je prima uit de voeten met de diensten van een goed administratiekantoor. Je bespaart kosten en hebt toch een betrouwbare partner die jouw administratie verzorgt.

Wanneer heb je een accountant nodig?

Een accountant wordt noodzakelijk zodra:

• Jouw onderneming wettelijk verplicht is tot een accountantscontrole (dit geldt voor middelgrote en grote rechtspersonen)
• Je een controleverklaring nodig hebt voor een bank, investeerder of subsidieverstrekker
• Je te maken hebt met complexe fiscale structuren of internationale activiteiten
• Je bedrijf fuseert, wordt overgenomen of je een due diligence wilt uitvoeren

Twijfel je welke situatie op jou van toepassing is? Bekijk dan ook de overige berichten op deze website voor meer praktische informatie over financiële administratie en wat een administratiekantoor voor jou kan betekenen.

Veelgestelde vragen

Kan een administratiekantoor ook aangifte inkomstenbelasting doen?

Ja, de meeste administratiekantoren kunnen de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting voor je verzorgen. Dit is geen exclusieve taak van een accountant. Check wel of het kantoor hierin ervaring heeft met jouw specifieke situatie.

Is een administratiekantoor goedkoper dan een accountant?

Over het algemeen wel. Omdat een accountant een hoger opleidingsniveau heeft en aanvullende wettelijke bevoegdheden bezit, liggen de tarieven doorgaans hoger. Voor ondernemers die geen controleverklaring nodig hebben, is een administratiekantoor vaak de kosteneffectievere keuze.

Wat als mijn bedrijf groeit en ik meer nodig heb?

Veel administratiekantoren werken samen met of verwijzen door naar accountants wanneer dat nodig is. Je hoeft dus niet direct over te stappen. Een goed administratiekantoor denkt met je mee en geeft aan wanneer de stap naar een accountant zinvol of verplicht wordt.

De keuze tussen een administratiekantoor en een accountant hoeft niet ingewikkeld te zijn. Breng in kaart wat jouw onderneming nodig heeft, kijk naar je wettelijke verplichtingen en weeg de kosten af tegen de meerwaarde. Voor verreweg de meeste kleine en middelgrote ondernemers biedt een administratiekantoor precies de ondersteuning die nodig is, tegen een tarief dat past bij de schaal van het bedrijf.