Winstgevend zijn op papier en toch een lege bankrekening hebben: het klinkt tegenstrijdig, maar het overkomt veel ondernemers. Een goed cashflow overzicht opstellen als ondernemer is precies de manier om dat probleem vroeg te signaleren. In dit artikel lees je wat een cashflowoverzicht is, hoe je het opbouwt en waarom het een onmisbare aanvulling is op je andere financiële rapportages.
Wat is een cashflowoverzicht?
Een cashflowoverzicht, ook wel kasstroomoverzicht genoemd, laat zien hoeveel geld er in een bepaalde periode je onderneming in- en uitstroomt. Het verschil met een winst- en verliesrekening is cruciaal: facturen die je hebt verstuurd maar nog niet ontvangen, tellen wel mee als omzet maar nog niet als beschikbaar geld. Het kasstroomoverzicht kijkt alleen naar werkelijke geldstromen.
Als je begrijpt hoe de winst- en verliesrekening werkt, snap je ook beter waarom het kasstroomoverzicht een eigen functie heeft. Lees daarvoor ook Winst en verliesrekening uitleg: beter beslissen met je cijfers voor een heldere vergelijking tussen beide overzichten.
De drie onderdelen van een cashflowoverzicht
Een volledig kasstroomoverzicht bestaat uit drie categorieën. Samen geven ze een compleet beeld van waar geld vandaan komt en naartoe gaat.
1. Operationele kasstroom
Dit is de kasstroom uit de dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Denk aan ontvangen betalingen van klanten, betaalde facturen aan leveranciers, salarissen en huur. Een positieve operationele kasstroom betekent dat je kernactiviteiten zichzelf financieren, wat een gezond teken is.
2. Investeringskasstroom
Hier staan aankopen en verkopen van duurzame bedrijfsmiddelen, zoals machines, voertuigen of software. Een negatieve investeringskasstroom is niet per se slecht: het kan betekenen dat je investeert in groei. Zorg er wel voor dat je weet hoe die investering gefinancierd wordt.
3. Financieringskasstroom
Dit onderdeel toont geldstromen die samenhangen met financiering, zoals opgenomen leningen, aflossingen, en eventuele kapitaalinbreng of -onttrekkingen. Wanneer je een banklening afsluit, zie je dat hier als instroom; de maandelijkse aflossingen verschijnen als uitstroom.
Een cashflow overzicht opstellen als ondernemer: stap voor stap
Je hoeft geen accountant te zijn om een werkbaar overzicht te maken. Volg deze stappen om te beginnen.
- Kies een periode. Begin met een maandelijks overzicht. Dat sluit aan bij je bankafschriften en geeft snel inzicht.
- Verzamel je bankmutaties. Export je bankafschrift en sorteer elke mutatie in een van de drie categorieën hierboven.
- Noteer openstaande posten apart. Verstuurde facturen die nog niet betaald zijn, horen (nog) niet in het overzicht thuis. Houd ze bij in een debiteurenadministratie.
- Bereken het saldo per categorie. Tel instroom en uitstroom per categorie op en trek ze van elkaar af.
- Bepaal het netto kaseffect. Voeg de drie saldi samen. Dit is de netto verandering in je liquide middelen over die periode.
- Vergelijk met de vorige periode. Een overzicht wordt pas waardevol als je trends ziet. Is je operationele kasstroom structureel negatief? Dan is er actie nodig.
Veelgemaakte fouten bij het maken van een kasstroomoverzicht
- Winst verwarren met liquiditeit. Je kunt winstgevend zijn terwijl je rekeningen niet kunt betalen als klanten te laat betalen.
- Btw niet apart houden. Ontvangen btw is geen omzet; het is een schuld aan de Belastingdienst. Zet het apart zodat je niet verrast wordt bij de aangifte.
- Investeringen als kosten boeken. Een machine die je koopt, is een investering, geen directe uitgave in de winst- en verliesrekening. In het kasstroomoverzicht zie je wel de volledige betaling in de periode van aankoop.
- Het overzicht eenmalig maken. Een cashflowoverzicht heeft alleen waarde als je het regelmatig bijhoudt en vergelijkt.
Relatie met de jaarrekening
Het kasstroomoverzicht is voor grotere ondernemingen een verplicht onderdeel van de jaarrekening. Voor kleine bedrijven is het niet altijd wettelijk verplicht, maar het is wel degelijk waardevol. Het geeft namens de Jaarrekening-cluster een extra dimensie aan je financiële positie: waar de balans een momentopname biedt en de winst- en verliesrekening de winstgevendheid toont, laat het kasstroomoverzicht zien of je onderneming daadwerkelijk geld genereert.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik als ondernemer mijn cashflowoverzicht bijwerken?
Voor de meeste ondernemers is een maandelijkse update voldoende. Heb je een seizoensbedrijf of erg wisselende inkomsten, dan kan een wekelijks overzicht meer inzicht geven en sneller waarschuwingssignalen tonen.
Wat is het verschil tussen een cashflowoverzicht en een liquiditeitsprognose?
Een cashflowoverzicht kijkt terug: het toont wat er al is gebeurd. Een liquiditeitsprognose kijkt vooruit en schat in wat er de komende weken of maanden binnen- en uitkomt. Beide instrumenten vullen elkaar aan en samen geven ze de meeste grip op je financiële positie.
Kan ik een cashflowoverzicht maken zonder boekhoudprogramma?
Ja, een eenvoudige spreadsheet met je bankafschriften als basis is een prima startpunt. Naarmate je bedrijf groeit, loont het om over te stappen op een boekhoudprogramma dat het overzicht automatisch genereert vanuit je administratie.
Een helder kasstroomoverzicht is geen luxe maar een praktisch stuurinstrument. Door het structureel bij te houden, voorkom je onaangename verrassingen en maak je betere beslissingen over investeringen, betalingsafspraken en financiering. Begin klein, wees consistent en je merkt al snel dat je met meer zelfvertrouwen je onderneming leidt.