Als zzp’er stuur je regelmatig facturen, maar weet je zeker dat die aan alle wettelijke eisen voldoen? Bij het factuur maken als zzp’er gelden verplichte vermeldingen die de Belastingdienst voorschrijft. Ontbreekt er iets, dan kan een opdrachtgever de factuur weigeren of kun je in de problemen komen bij een belastingcontrole. In dit artikel lees je precies wat er op een geldige factuur moet staan, welke uitzonderingen er zijn en hoe je met een sjabloon tijd bespaart.
Waarom correcte facturatie zo belangrijk is
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Het is een officieel document dat als basis dient voor je boekhouding, je BTW-aangifte en eventuele controles door de Belastingdienst. Klopt een factuur niet, dan mag een zakelijke klant de BTW die erop staat niet aftrekken als voorbelasting. Dat levert discussies op die je liever vermijdt. Goed factureren beschermt jezelf én je opdrachtgever.
Factuur maken zzp: verplichte vermeldingen op een rij
De Nederlandse wet schrijft een vaste set gegevens voor op een zakelijke factuur. Zorg dat elk van de volgende punten aanwezig is:
- Je volledige naam of bedrijfsnaam en adres
- Naam en adres van de opdrachtgever
- Factuurdatum
- Factuurnummer: een uniek, opeenvolgend nummer per factuur
- BTW-identificatienummer (btw-id): dit is je persoonlijke btw-nummer dat je van de Belastingdienst ontvangt
- KvK-nummer: verplicht vermeld op je factuur en andere zakelijke correspondentie
- Omschrijving van de geleverde dienst of het product: wees specifiek genoeg zodat duidelijk is wat er gefactureerd wordt
- Hoeveelheid en eenheidsprijs (indien van toepassing)
- Het BTW-tarief dat van toepassing is (0%, 9% of 21%)
- Het BTW-bedrag in euro’s
- Het totaalbedrag exclusief BTW
- Het totaalbedrag inclusief BTW
- Betaaltermijn of vervaldatum
Controleer deze lijst elke keer voordat je een factuur verstuurt. Een vergeten KvK-nummer of ontbrekend BTW-bedrag lijkt klein, maar kan voor vertraging bij de betaling zorgen.
Bijzondere situaties en uitzonderingen
Facturen onder de 100 euro (vereenvoudigde factuur)
Stuur je een factuur van minder dan 100 euro inclusief BTW? Dan mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Hierop hoef je niet de volledige gegevens van de opdrachtgever te vermelden. Wel blijven je eigen gegevens, de datum, een omschrijving, het BTW-tarief en het totaalbedrag verplicht.
BTW vrijgesteld of verlegd
Sommige zzp’ers zijn vrijgesteld van BTW, bijvoorbeeld via de Kleineondernemersregeling (KOR). Zit je in de KOR, dan vermeld je geen BTW op je factuur en schrijf je er iets als “BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968” op. Werk je voor een opdrachtgever in een ander EU-land, dan kan BTW-verlegging van toepassing zijn. In dat geval vermeld je “BTW verlegd” en het BTW-nummer van de ontvanger. Wil je meer weten over hoe BTW werkt in de praktijk, lees dan ook de BTW-aangifte als zzp’er: stap-voor-stap uitleg.
Facturen aan particulieren
Lever je diensten aan particulieren (niet-ondernemers), dan gelden iets andere regels. Je hoeft het btw-nummer van de ontvanger niet te vermelden en een factuurnummer is in sommige gevallen niet verplicht. Controleer dit altijd per situatie.
Werken met een factuursjabloon
Een goed sjabloon bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Je kunt een sjabloon aanmaken in programma’s als Word of Excel, maar er zijn ook online boekhoudprogramma’s die facturen automatisch nummeren en de BTW-berekening voor je doen. Let bij het kiezen van een sjabloon op de volgende punten:
- Alle wettelijk verplichte velden zijn standaard opgenomen.
- Factuurnummers worden automatisch en opeenvolgend gegenereerd.
- BTW-tarieven zijn instelbaar per regel.
- Je kunt de factuur eenvoudig als PDF opslaan en versturen.
- De facturen worden automatisch opgeslagen in je administratie.
Bewaar alle verstuurde facturen minimaal zeven jaar. Dat is de wettelijke bewaarplicht voor ondernemers.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd een factuurnummer gebruiken?
Ja, voor zakelijke opdrachtgevers is een opeenvolgend factuurnummer verplicht. Het nummer hoeft niet per se met 1 te beginnen, maar de volgorde moet logisch en aaneengesloten zijn. Zo kun je facturen makkelijk terugvinden en blijft je administratie overzichtelijk.
Wat is het verschil tussen mijn btw-id en mijn btw-nummer?
Zzp’ers hebben twee BTW-nummers: het interne OB-nummer dat je gebruikt voor de BTW-aangifte bij de Belastingdienst, en het btw-identificatienummer (btw-id) dat je op facturen vermeldt. Het btw-id begint met NL en eindigt op B01 of een ander suffixcijfer. Gebruik altijd het btw-id op je facturen.
Hoe lang mag een betalingstermijn zijn?
Er is geen wettelijk vastgelegde standaard, maar een termijn van 14 of 30 dagen is gebruikelijk. Voor zakelijke opdrachtgevers geldt dat een termijn van meer dan 60 dagen alleen geldig is als hier expliciet schriftelijk over is afgesproken. Vermeld de vervaldatum altijd duidelijk op de factuur om discussies te voorkomen.
Correct factureren is een van de basisvaardigheden die iedere zzp’er onder de knie moet hebben. Met de juiste vermeldingen, een helder sjabloon en een gestructureerde administratie ben je goed voorbereid op betalingen én op eventuele controles. Heb je vragen over je facturatie of wil je je gehele administratie professioneel laten inrichten? Bekijk dan de andere artikelen in onze boekhouding-categorie voor meer praktische tips.